שלב ראשון

ברגע שנכנסת הביתה, נתקי את הנייד. הפעולה לוקחת שנייה ומסייעת לך להציב גבולות, ולהיות עם הילדים, כל שיחת טלפון תרחיק אותך מהמטרה.

היעזרי תקשורת מהירים. בכל הנוגע לדחיות בלו"ז או הודעות היעזרויבשירותי הדוא"ל, ה- sms, התא הקולי ופונקציות נוספות המאפשרות תקשורת מהירה. זו דרך בטוחה לחיסכון בזמן. הודעת, התנצלת, הסברת - ביצעת את המשימה.

תכנני היום את מחר: בערב הכיני מה תלבשי למחרת ומה ילבשו הילדים. הבוקר, הלחוץ מטבעו, הוא זמן לא מתאים להתלבט. ככה תחסכי זמן יקר בשעות קריטיות של היום.

שלב שני

בכל בוקר הקדשי מספר דקות להגדרת המטרות והיעדים של היום. תכנני כל דבר שבכוונתך לבצע והגדרי זמני תחילה וסיום משוערים לכל מטלה. כשתרשמי את הדברים, הם יהפכו למוחשיים ותרגישי מחויבת להשלמתם. רשימת מטלות שנותרו או סימון V ליד משימה שבוצעה יפחיתו את העומס וישפרו את היעילות, וזה לא לוקח יותר מכמה דקות. אפשר לעשות זאת באמצעות פנקס, או תוכנת אאוטלוק - שהיא כלי עזר יעיל במיוחד. בתיקיית המשימות שנמצאת בסרגל השמאלי תוכל למפות את כל המשימות ולדרג אותן לפי סדר חשיבותן. מערכת האאוטלוק מאפשר לך גם לקבוע תאריכי יעד, לנהל רישום על התקדמות המשימה ולקבל עדכונים על התפתחויות. לא לתכנן על דפים ופתקים, כי אחר כך לוקח המון זמן למצוא אותם. אגב, הזמן המומלץ לעריכת הרשימות ליום המחרת הוא שעות אחר הצהריים והערב. בדרך זו תתחילי את היום ממוקדת יותר.

ניהול זמן יעיל פירושו לא רק שתספיקי הרבה, אלא גם שתרגישי בנוח עם מה שאת עושה ועם הדרך שאת מעבירה את הזמן שלך. תכנני את הזמן שאת רוצה להקדיש למשפחתך, לחברותייך ולתחביביך, לא רק את הזמן למטלות בעבודה. הרבה יותר נעים להעביר את השעות בעבודה כשאת יודעת שתבלי את הערב עם משפחתך

נסי לבצע כמה פעולות בו זמנית - במשימות שאינן דורשות ריכוז או מאמץ מיוחד. למשל, בזמן ההמתנה ברמזורים החזירי טלפונים. בזמן ביצוע עבודות הבית השתמשי ב"אוזניית מדונה", המאפשרת לדבר בטלפון ולהשאיר את הידיים פנויות. בזמן שאת ממתינה על הקו, הכיני רשימות וכדומה.

הקשבת להודעות במענה הקולי - הגיבי מיד. במקום לסגור את הטלפון, להיכנס שוב לתא הקולי בעוד כמה שעות, להקשיב מחדש להודעה, להיזכר במה העניין ומה רצית לומר, הקישי סולמית (חיסכון זמן החיוג) וטפלי בעניין. העיקרון בשאר המטלות זהה: פתחת מייל, עיינת במסמך, טפלי בו מיד. המטרה: לטפל כמה שפחות פעמים באותו נושא. האמצעי: לא לדחות.

צאי מהבלגן. מה שקורה בסביבה החיצונית שלנו, משפיע גם על מה שקורה לנו בתוך הראש. בלגן בשולחן העבודה, בארון הבגדים, בתיקיות ובמסמכים ישפיע לרעה על תפקודנו. הקדישי כמה דקות מדי יומיים או שבוע לסידור הערמות שהצטברו, ותגלי שקל יותר להתנהל בסביבה שמשדרת שליטה וארגון.

שלב שלישי

נסי לזהות את השעות הטובות שלך ביום ופעלי לפיהן. בשעות היעילות עבדי בקצב טורבו: קבלי החלטות, פגישות, היי יצירתית ודחסי כמה שיותר במסגרת האפשר. בשעות הפחות טובות שלך, כשקשה לך להיות מרוכזת וממוקדת, אפשרי לעצמך להשתחרר ולשחרר. דללי את הלו"ז, הימנעי משיחות או מפגישות חשובות, ונסי להעביר אותן במינימום עשייה.

קבעי סדר עדיפויות הפוך. התחילי בדברים שאת לא ממש שמחה לבצע אבל אין ברירה, את המשימות הקשות והמעיקות, ורק אחר כך עברי למשימות הנעימות, שלא דורשות ממך מאמץ. ברגע שתיפטרי מהדברים הקשים, תופתעי כמה זמן ממשי ורגשי יתפנה לך למשימות נוספות, ובאיזו קלילות תיגשי לבצען.

פרקי משימות מורכבות למשימות קטנות, והתחילי משם. למשל, אם קיבלת פרויקט גדול בעבודה, השלב הראשון יהיה לפרק אותו לפרטים קטנים, לראות ממה הוא מורכב, ואז להתחיל שלב אחר שלב: את השבוע הראשון תקדישי לתכנון, את השני למציאת משאבים, את השלישי לחלק הלוגיסטי וכך הלאה. כשאנחנו מפרקים משימה שנראית עצומה למשימות קטנות, יותר קל לנו להתמודד ולבצע.

שבי עם עצמך בשקט ונסי להבין מה בדיוק הנקודה שגורמת לך להיות לא יעילה. תזכרי שמדובר בסיבה פנימית ואישיותית, ולא חיצונית. מהנקודה הזאת חשבי איך ליצור את השינוי המבוקש. את פרפקציוניסטית? נסו לראות איפה את יכולה בכל זאת לעגל פינות. יש לך צורך חזק בשליטה? נסי לראות איפה בכל זאת את מסוגלת להאציל סמכויות, וכך הלאה.